Op deze pagina heeft u inzicht in ons klachtenreglement.

Artikel 1 Begripsomschrijving

Klacht: Iedere redelijkerwijs als zodanig aan te merken uiting van cliënten of belanghebbenden van onvrede over de dienstverlening van Volders l De Haan Bewindvoering.
Klachtenprocedure: De procedure welke binnen de maatschap Volders l De Haan wordt gehanteerd voor de behandeling van klachten.
Klachtenregeling: Het document waarin de klachtenprocedure is uitgewerkt en vastgelegd.
Klager: De cliënt of andere belanghebbende die een klacht tegen Volders l De Haan Bewindvoering indient.
Cliënt/derden: De persoon die bij Volders l De Haan diensten afneemt of is toegelaten tot de Wet Schuldsanering Natuurlijke Personen (WSNP).
Derden: Een belanghebbende betrokken partij.
Volders l De Haan: Maatschap Volders l De Haan Bewindvoering.
Klachtenfunctionaris: Een als zodanig aangewezen medewerker van Volders l De Haan of een andere door Volders l De Haan aangewezen persoon.

Artikel 2 Reikwijdte

Iedere klacht tegen een medewerker van Volders l De Haan wordt behandeld als een klacht tegen de maatschap Volders l De Haan Bewindvoering.

Artikel 3 Klachtrecht

Klachten kunnen uitsluitend schriftelijk en gemotiveerd worden ingediend. Een klacht dient tenminste te bevatten:
•  De naam en het adres van de indiener;
•  De dagtekening;
•  De naam van de persoon waartegen de klacht is gericht;
•  Een duidelijke omschrijving van de gedraging waartegen de klacht is gericht, alsmede de datum en het tijdstip waarop het gedrag heeft plaatsgevonden.

Indien een klager minderjarig is of onder curatele is gesteld, dan moet de klacht worden ondertekend door de met het gezag beklede oudere, voogd of curator.
Indien aan boven gestelde vormeisen niet wordt voldaan, dan wordt de klacht niet in behandeling genomen. De klager krijgt daarvan binnen 10 werkdagen schriftelijk bericht.

De klacht moet schriftelijk ingediend worden bij:
Volders l De Haan Bewindvoering
T.a.v. afdeling Klachten
Postbus 3036
9701 DA GRONINGEN

Artikel 4 Afdoening in der minne

De klachtenfunctionaris zal beoordelen of de klacht van de klager middels een informele afhandeling naar tevredenheid kan worden afgewikkeld. Indien de klacht op deze wijze kan worden afgewikkeld, vervalt de verplichting tot het verder toepassen van de klachtenregeling.

Artikel 5 Bijstand door gemachtigde

Een klager of diegene op wiens gedragen de klacht betrekking heeft, kan zich door een gemachtigde, advocaat en/of procureur laten bijstaan of laten vertegenwoordigen. De klachtenfunctionaris zal om een schriftelijke machtiging verzoeken.

Artikel 6 Ontvangstbevestiging

Na ontvangst van de klacht stuurt de klachtenfunctionaris binnen tien werkdagen een ontvangstbevestiging aan de klager.
Als een klacht wordt ingediend waartoe een andere organisatie handelingsbevoegd is, zal de klachtenfunctionaris de klacht doorzenden naar de betreffende instantie, onder gelijktijdige mededeling daarvan aan de indiener van de klacht. De klachtenfunctionaris zendt een klacht die niet voor Volders l De Haan bestemd is en die ook niet kan worden doorgezonden, zo spoedig mogelijk terug naar de indiener. De klachtenfunctionaris zendt een afschrift van de klacht en de daarbij behorende stukken aan diegenen op wiens gedrag de klacht betrekking heeft. Volders l De Haan administreert en registreert binnengekomen klachten en zorgt voor een goede voortgangscontrole en afhandeling.

Artikel 7 Geen verplichting tot klachtbehandeling

Volders l De Haan is niet verplicht een klacht te behandelen als deze klacht betrekking heeft op eenzelfde klacht die reeds eerder met inachtneming van deze klachtenregeling is afgedaan en waarbij de periode tussen beide klachten korter is dan zes maanden. Volders l De Haan is niet verplicht de klacht te behandelen als het belang van de klager dan wel het gewicht van het gedrag naar redelijke maatstaven onvoldoende is. Voor het niet in behandeling nemen van de klacht stelt Volders l De Haan de klager zo spoedig mogelijk, uiterlijk binnen tien werkdagen na ontvangst van de klacht, schriftelijk in kennis.

Artikel 8 Hoor en wederhoor

De klachtenfunctionaris stelt de klager en diegene op wiens gedrag de klacht betrekking heeft, in de gelegenheid te worden gehoord. Van het horen van de klager kan worden afgezien als de klager schriftelijk heeft verklaard geen gebruik te willen maken van het recht gehoord te worden. Van het horen wordt een schriftelijk verslag opgemaakt. Een afschrift wordt verstrekt aan de klager en/of de gemachtigde en aan Volders l De Haan.

Artikel 9 Behandelingstermijn

Conform de Algemene wet Bestuursrecht wordt een klacht binnen zes weken door de klachtenfunctionaris afgewikkeld. De klachtenfunctionaris kan de behandeling van de klacht voor ten hoogste vier weken verdagen. Van de verdaging wordt schriftelijk mededeling gedaan aan de klager en/of de gemachtigde en aan Volders l De Haan.

Artikel 10 Afdoening

De klachtenfunctionaris stelt de klager of degene(en) op wiens gedraging de klacht betrekking heeft, schriftelijk en gemotiveerd in kennis van de bevindingen van het onderzoek naar de klacht alsmede de eventuele consequenties die zij daaraan verbindt. Als de klacht ingediend wordt door een klager waarop de Wet schuldsanering natuurlijke personen (WSNP) van toepassing is en waarvoor een minnelijke oplossing zoals omschreven in artikel 4 niet mogelijk is gebleken en/of wanneer de klager zich niet kan vinden in de bevindingen en/of conclusie van het onderzoek, dan zal Volders l De Haan de klacht altijd melden bij de rechter-commissaris en zal daarbij verzoeken om advies of verhoor van de klager en degene(n) op wiens gedragingen de klacht betrekking heeft. Het advies en/of de conclusie van de rechter-commissaris zal door Volders l De Haan worden opgevolgd en aanvaard.

Artikel 11 Citeerartikel, bekendmaking en inwerkingtreding

Deze regeling kan worden aangehaald als Klachtenregeling Volders l De Haan. Deze klachtenregeling kan op verzoek worden toegezonden. Volders l De Haan maakt het bestaan van deze klachtenregeling bekend op haar website. De klachtenregeling treedt in werking voor alle klachten die ontstaan zijn op of na 1 oktober 2013.

Aldus vastgesteld en in werking getreden op 1 oktober 2013.